Urlop wypoczynkowy powinien być w pełni wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jednak z różnych przyczyn (zarówno tych zależnych od pracodawcy, jak i tych, za które odpowiada sam zatrudniony) może zdarzyć się, że nie zostanie w pełni wyczerpany. Do kiedy należy odebrać zaległe dni wolne? Komu przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop? Jak wyliczyć jego kwotę?
Jeśli pracownik nie wykorzystał prawa do odpoczynku w danym roku, pracodawca ma obowiązek udzielić mu całego zaległego urlopu wypoczynkowego w następnym roku kalendarzowym. Ma na to czas do września następnego roku, na który „przeszedł” urlop, inaczej pracodawcy będzie grozić grzywna pieniężna (co najmniej 1000 zł).
Mimo kar dla pracodawców często zdarza się, że pracownicy i tak nie wykorzystują wszystkich dni wolnych. Wówczas zaległy urlop ulega przedawnieniu. Dzieje się to jednak dopiero po 3 latach od ostatecznego terminu na wykorzystanie należnych dni wolnych (30 września roku, na który „przeszedł”). Do tego czasu pracownik ma pełne prawo, by złożyć roszczenie o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje wyłącznie przy zakończeniu stosunku pracy, czyli np.:
Ekwiwalentu nie może zażądać pracownik, który wciąż pracuje dla danej firmy (wciąż jest związany umową o pracę z pracodawcą), a któremu nie umożliwiono odebrania dni wolnych lub który nie chciał skorzystać z urlopu w przepisowym terminie.
By ustalić wysokość kwoty ekwiwalentu za jeden dzień urlopu wypoczynkowego, należy obliczyć najpierw:
Jest ona obliczana poprzez dodanie do siebie:
Uwaga: Kwota wynagrodzenia brana pod uwagę przy wyliczaniu ekwiwalentu to zawsze ta suma, która przysługuje pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. To oznacza, że po podwyżce brana jest pod uwagę wyższa pensja.
Jest różny w zależności od wymiaru pracy zatrudnionego oraz danego roku, na który przypadał urlop. By go obliczyć, należy wziąć liczbę wszystkich dni w danym roku i odjąć od niej ilość niedziel, świąt oraz dodatkowych dni wolnych od pracy (np. sobót, jeśli pracownik nie musi pracować w soboty). Powstały wynik dzieli się przez 12 miesięcy.
Mając wszystkie niezbędne dane, należy podzielić podstawę ekwiwalentu przez współczynnik urlopowy. Przykładowo jeśli w 2018 roku podstawa ekwiwalentu wyniosła 3190 zł. To przy współczynniku pełnoetatowym 20, 92 zł ekwiwalent za dzień urlopu wyniesie 152 zł i 49 gr. Przy 8 godzinnym trybie pracy, wychodzi 19 zł 06 gr za godzinę.